Update: Koninklijk besluit (24 juni 2021) tot verlenging van de maatregelen met betrekking tot de algemene vergadering van mede-eigenaars van de wet van 20 december 2020 houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19
Nu corona ons met een tweede golf overspoelt, heeft de wetgever getracht om u met nieuwe maatregelen in “uw kot!” te houden, tenminste als u een kot in een mede-eigendom hebt. Meteen heeft de wetgever evenwel ook voor een blijver gezorgd, nl. de mogelijkheid om een algemene vergadering vanop afstand te volgen, vanuit uw kot of eender waar.
Wat waren de maatregelen van de eerste golf?
KB nr. 4 d.d. 9 april 2020 voorzag dat de gewone algemene vergaderingen die dienden te worden bijeengeroepen in de periode van 10 maart 2020 tot en met 30 juni 2020, konden worden uitgesteld tot uiterlijk 30 november 2020. De mandaten van syndicus, eventuele leden van de raad van mede-eigendom en van commissaris(sen) van de rekeningen, werden van rechtswege verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering.
En dan zitten we nu in de tweede golf!
Die duurt voorlopig minstens nog tot 9 maart 2021. Althans volgens de wet van 20 december 2020. Voor die periode is een tijdelijke regeling voorzien. Maar de wetgever heeft ook meer dan louter tijdelijke maatregelen voorzien.
Een blijver: de algemene vergadering vanop afstand bijwonen
De wet van 20 december 2020 brengt een blijvende wijziging aan in artikel 577-6 § 1 BW resp. artikel 3.87 § 1 NBW. Voortaan is het ook mogelijk om vanop afstand deel te nemen aan een algemene vergadering. De algemene vergadering wordt nog steeds fysiek bijeengeroepen maar de mede-eigenaars die zich niet willen of kunnen verplaatsen, hebben de mogelijkheid om deze vergadering vanop afstand, t.t.z. digitaal of via telefoon, te volgen (althans indien dit zo aangeboden wordt in de oproeping). Zij die fysiek willen deelnemen kunnen dat nog steeds (tenzij dit in strijd zou zijn met bijv. de corona regelen); men kan mede-eigenaars niet verplichten de vergadering vanop afstand te volgen. Dit geldt o.a. voor mede-eigenaars die geen computer hebben of voor wie de algemene vergadering een niet te missen sociale activiteit is. We spreken met andere woorden over een hybride vergadering. Of men de vergadering vanop afstand kan bijwonen of niet, dit verandert niets aan de regels inzake aanwezigheidsquorum, stemming, notulering, … Niets belet ook dat een mede-eigenaar zich laat vertegenwoordigen door een lasthebber die de vergadering vanop afstand volgt. Het enige concrete verschil is dat de syndicus twee aanwezigheidsregisters met elkaar zal moeten combineren (één met de fysieke aanwezigheden en één met de aanwezigheden op afstand) en dat de mede-eigenaars die de vergadering op afstand volgen de notulen bij het einde van de vergadering niet zullen kunnen ondertekenen.
De tijdelijke maatregelen
Tot 9 maart 30 september 2021 geldt voor de gewone algemene vergaderingen tot dan en voor de gewone algemene vergaderingen die ingevolge het KB nr. 4 uitgesteld werden doch nog niet gehouden werden, dat uitstel gelijk staat met afstel. Deze jaarlijkse of statutaire algemene vergadering kan dus worden overgeslagen. Pas vanaf 9 maart 1 oktober 2021 nemen we terug de draad op. Voor alle vergaderingen die voordien moesten plaatsvinden, maar die uitgesteld werden ingevolge de corona maatregelen, geldt dat zij uitgesteld worden naar de eerstvolgende in het reglement van interne orde vastgelegde periode van vijftien dagen. Tot dan worden de mandaten van de syndicus, eventuele leden van de raad van mede-eigendom en commissaris(sen) van de rekeningen, van rechtswege verlengd. Eventuele bevoegdheidsdelegaties of opdrachten aan de raad van mede-eigendom blijven ook voortduren. De syndicus kan nieuwe provisies opvragen, zoals hij deze opvroeg in het eerdere werkingsjaar.
Het is wel niet omdat men de vergadering kan uitstellen, dat men ze moet uitstellen. Alleen dient voldaan te worden aan de wettelijke bepalingen ter bestrijding van corona, zoals het samenscholingsverbod. Desnoods kan, indien niemand erop aandringt fysiek aanwezig te zijn en de syndicus deze mogelijkheid aanbiedt, de algemene vergadering door de mede-eigenaars vanop afstand gevolgd worden.
Buitengewone algemene vergadering.
Wat als er dringende of noodzakelijke beslissingen moeten genomen, t.t.z. als een beslissing aangewezen is. Of als de syndicus door één of meerdere mede-eigenaars gevraagd wordt een bijzondere algemene vergadering bijeen te roepen? In die gevallen moet de syndicus de algemene vergadering bijeenroepen. Hij heeft hier thans twee mogelijkheden voor.
Vooreerst kan hij de vergadering fysiek bijeenroepen, met mogelijkheid deze vanop afstand te volgen. Alleen stellen er zich dan mogelijks problemen indien meerdere mede-eigenaars zich fysiek aanbieden op de vergadering en deze niet volgens de geldende corona regelen kan doorgaan. Nogmaals, bij een vergadering op afstand kan men niemand verbieden om toch fysiek aanwezig te zijn.
Een tweede optie is dat de vergadering schriftelijk doorgaat, t.t.z. aan de mede-eigenaars worden stembrieven opgestuurd, die zij (per post of elektronisch) terugsturen met daarop hun stem voor elk van de erop vermelde punten. Artikel 577-6 § 11 BW liet dit reeds toe, doch enkel zo mits de beslissingen eenparig werden genomen, t.t.z. alle mede-eigenaars moesten akkoord gaan met het voorstel dat schriftelijk ter stemming werd voorgelegd. De wet van 20 december 2020 versoepelt deze regelen tijdelijk, nl. tot 9 maart 30 september 2021.
Vooreerst geldt er een “deelname quorum”, d.i. hetzelfde als het “aanwezigheidsquorum” bij een fysieke vergadering. M.a.w. meer dan de helft van de mede-eigenaars, die samen minstens de helft van de quotiteiten vertegenwoordigen, moet deelnemen aan de schriftelijke stemming. De beslissingen worden met dezelfde meerderheid genomen als zou het om een fysieke vergadering gaan (dus 50% + 1, 2/3de meerderheid, 4/5de meerderheid of eenparigheid). Om in aanmerking te komen dienen de stembrieven wel binnen de drie weken te worden teruggestuurd; betreft het een dringend te nemen beslissing (en werd dit zo in de oproeping opgenomen), dan wordt deze termijn herleid tot acht dagen. Deze termijn loopt vanaf verzending van de oproeping. In de notulen dient de syndicus niet alleen op te nemen wie tegen gestemd heeft en wie zich onthouden heeft; hij dient tevens de naam te vermelden van de personen wiens stembrieven in aanmerking zijn gekomen (vergelijk met de aanwezigheidslijst op een fysieke vergadering).
Oorspronkelijk golden de voorlopige maatregelen tot 9 juni, vervolgens werden ze verlengd tot 30 juni 2021, maar intussen werden ze verlengd tot 30 september 2021.
Een vraag hierover? Neem contact op met ons. Bij ons kan dit corona proof, via videoconsultatie. Zoals de algemene vergadering op afstand: de advocaat op afstand, maar toch vlakbij.